Charte du comité des donateurs.

CHARTE DU COMITE DES DONATEURS
DE MEDECINS DU MONDE
– Avril 1997 –
Préambule
Il est institué auprès de l’association Médecins du Monde, et à l’initiative de celle-ci, un Comité des donateurs.
Le Comité des donateurs constitue, dans un esprit de collaboration permanente avec l’association, l’organe privilégié des relations entre Médecins du Monde et ses donateurs ; il adopte vis-à-vis de Médecins du Monde une démarche constructive, qui n’exclut pas la critique.

Missions du Comité :
Article 1 –
Le Comité relaie les interrogations des donateurs exprimées par courrier, lors de la réunion annuelle du Collège des donateurs ou par toute autre forme constatée.
Par ses remarques, ses critiques et ses suggestions, le Comité apporte une aide à Médecins du Monde dans son effort pour employer le plus efficacement possible les fonds collectés auprès des donateurs privés. Il formule, plus largement, des avis ou recommanda-tions sur la marche générale et les orientations de Médecins du Monde. Il s’efforce d’apporter, par son existence et ses travaux d’évaluation, une caution aux activités de Médecins du Monde.
Article 2 –
En cas de désaccord sur l’emploi des fonds de Médecins du Monde, la conduite des actions, ou face à fautes graves, le Comité exprime sa position au Conseil d’administration de Médecins du Monde. A défaut de suite donnée par celui-ci, le Comité peut saisir le « Comité de la Charte de déontologie des organisations sociales et humanitaires faisant appel à la générosité du public ».

Composition du Comité :
Article 3 –
Le Comité est composé de personnes physiques, non membres de Médecins du Monde.
Il émane du « Collège des donateurs ». Celui-ci est formé par une assemblée de donateurs, réunie à la suite d’une invitation adressée, par voie de presse, dont Les Nouvelles, à l’ensemble des donateurs de Médecins du Monde.
Le Comité comprend au plus quinze membres. Il est renouvelé partiellement tous les deux ans. L’usage est de renou-veler cinq membres. Pour chaque re-nouvellement, un appel à candidatures est effectué à l’occasion de la réunion du Collège des donateurs. Le Comité sortant se prononce sur les candidatures exprimées.
La qualité de membre se perd par démission par écrit au président du Comité, ou par exclusion en cas de non respect de l’esprit du Comité. L’exclu-sion est prononcée par le président du Comité, après avis des autres membres du Comité.
Article 4 –
Le président du Comité est élu par les membres du Comité. Cette élection doit être acceptée par le Conseil d’adminis-tration de Médecins du Monde. Le mandat du président du Comité est de deux ans, renouvelable.
Article 5 –
Le Comité se réunit environ dix fois par an.
Un bureau, constitué du président, d’un secrétaire général, d’un trésorier et de deux ou trois membres, organise et prépare les travaux du Comité.
Le Comité peut déléguer à une ou plusieurs équipes des projets et des travaux particuliers.
Toute prise de position ou proposition engageant le Comité est décidée en séance plénière du Comité.

Le Comité et les donateurs :
Article 6 –
Le Comité communique avec les donateurs. Il est à leur écoute et s’efforce de saisir leurs interrogations, leurs souhaits ou leurs critiques. Le courrier adressé à Médecins du Monde par ses donateurs peut être communiqué au Comité sur demande du président du Comité. Médecins du Monde associe le Comité aux contacts qu’elle peut être amenée à prendre avec ses donateurs.

Article 7 –
Le Comité adresse des comptes rendus de ses travaux aux donateurs. Il dispose à cette fin d’un espace dans chaque livraison des Nouvelles.
Le Comité établit un rapport annuel aux donateurs, qui fait d’abord l’objet d’une communication au Conseil d’adminis-tration et à l’assemblée générale de Médecins du Monde. Une synthèse de ce rapport est ensuite publiée dans Les nouvelles.
Exceptionnellement, en vue d’apporter son soutien à Médecins du Monde et avec l’accord de son président, le Comité peut communiquer de manière plus large, en utilisant notamment les médias.

Le Comité des donateurs et Médecins du Monde :
Article 8 –
Au siège, le Comité participe à des ren-contres avec les dirigeants de l’associa-tion. Médecins du Monde se prête à ces contacts et demandes d’information dès lors que le Comité n’interfère ni dans son fonctionnement ni dans son activité
Le Comité effectue des missions d’évaluation sur le terrain. Il les choisit librement. Médecins du Monde apporte son concours à ces visites. Celles-ci donnent lieu à la rédaction d’un rapport de visite, transmis au Conseil d’administration de Médecins du Monde
Article 9 –
Le Comité peut adresser au Conseil d’administration de Médecins du Monde, sur des questions courantes ou ponctuelles, et dans l’esprit de collaboration qui est le sien, toute observation, critique ou suggestion qu’il estime opportune.
En particulier le Comité formule des suggestions sur l’outil de communication avec les donateurs que représente Les Nouvelles.
Le Comité peut prendre position, à son initiative ou à la demande du président de Médecins du Monde, sur des questions moins courantes : réorientation de Médecins du Monde, initiatives médiatiques importantes, prises de positions publiques, initiatives engageant l’image de Médecins du Monde, etc. En règle générale, Médecins du Monde aura informé – voire consulté – le Comité sur des projets de cette nature.
Médecins du Monde s’engage à prendre en considération les remarques ou suggestions formulées, et à informer le Comité des suites qui y sont éventuellement apportées.

Article 10 –
Le Comité tient informé le président de Médecins du Monde de la tenue de ses réunions, ainsi que de leur ordre du jour. Le président de Médecins du Monde peut, à sa demande, être entendu sur cet ordre du jour.
Le président du Comité ou son représentant peut être convié par le président de Médecins du Monde à assister à tout ou partie des réunions du Conseil d’administration : il s’y exprime alors sans voix délibérative.
Le Comité veille à ce que, sur les questions financières, des informations claires soient transmises aux donateurs.
A cette fin, le président du Comité assiste aux réunions du Conseil d’administration consacrées , au rapport financier et au projet de budget de l’association. Il peut formuler des avis sur ces documents.
Les membres du Comité peuvent assister à l’assemblée générale de Médecins du Monde.

Article 11 –
Médecins du Monde alloue au Comité un budget annuel de fonctionnement, voté par le Conseil d’administration. Médecins du Monde fournit également, en tant que de besoin, un local de réunion au Comité, ainsi que les documents et informations nécessaires aux travaux sur place.
Plus généralement, Médecins du Monde apporte son soutien au Comité en facilitant l’exercice de ses missions et activités évoquées ci-dessus. Le Conseil d’administration veille à ce que cette attitude soit relayée par toute l’association.

Le Comité et les instances de contrôle de gestion de l’association :

Article 12 –
Le Comité n’est pas un organe de contrôle de gestion ou des comptes. Il s’abstient de toute opération de vérification sur place ou sur pièces.
Le Comité peut demander au Conseil d’administration des éclaircissements sur certains aspects de la politique financière, les principes de fonctionnement et les ratios de gestion.
Article 13 –
Le Comité entretient des rapports réguliers avec le censeur, au sens du Comité de la Charte.

Document initial approuvé en mars 1993 par le Conseil d’administration
et le Comité des donateurs

Règlement intérieur:

REGLES DE FONCTIONNEMENT INTERNE
DU COMITE DES DONATEURS
DE MEDECINS DU MONDE
– Avril 2002 –
1°) Collégialité et consensus
Le Comité fonctionne sur une base consensuelle. L’écoute collective et le respect de chacun des membres et des opinions qu’il exprime sont au fondement de la collégialité.
Ces principes rendent le recours aux procédures de vote à majorité qualifiée exceptionnel.
Les membres du Comité ne disposent que de la parole et du témoignage comme vecteur de communication et de leurs recommandations. Ils se doivent de toujours peser leurs mots en présence des membres et des salariés de l’Association.
Doivent être décidés et discutés collectivement par le Comité :
– le choix des missions ainsi que celui des membres du Comité qui y participent,
– les rapports de mission et/ou textes écrits engageant le Comité, avant transmission à l’Association ou correspondant extérieur,
– le bilan annuel, exposé par le président, lors de l’assemblée générale de l’Association,
– la communication lors de la journée du Collège des donateurs.
En cas de désaccord au sein du Comité, le président tranche seul, après avoir recueilli les opinions de chacun et après avoir recherché le consensus, ou au moins, la neutralité. Est accepté le vote « indicatif pondéré »  lors de la cooptation au sein du Comité.
2°) Cooptation, rôle et travaux des membres
Au nombre de quinze au plus, les membres sont renouvelables par tiers tous les deux ans. Une douzaine de membres permet un fonctionnement optimal. La parité femme / homme est souhaitée.
La qualité de membre du Comité est incompatible avec celle d’adhérent, de salarié ou de bénévole au sein de l’association Médecins du Monde.
Les membres doivent formellement adhérer à l’esprit du Comité, en particulier à sa Charte, et à celui de Médecins du Monde.
Ils contribuent aux travaux du Comité. Ils doivent assister aux réunions mensuelles du Comité, sauf cas de force majeure. Ils peuvent demander l’inscription d’un point particulier, à l’ordre du jour des réunions.
Ils doivent également se rendre disponibles afin d’assurer des visites de missions tant en France qu’à l’étranger ou pour se rendre aux invitations de l’Association.
Le nombre annuel de missions à effectuer est d’environ deux en France et deux à l’étranger, ce pour l’ensemble du Comité.
Les membres du Comité doivent veiller à respecter son fonctionnement collégial :
– un membre ne peut engager seul le Comité vis-à-vis de l’Association et/ou des donateurs, sauf s’il est dûment mandaté pour le faire ;
– la diffusion des travaux des membres du Comité ne peut se faire qu’après validation par le Comité ou par le bureau ;
– tout article dans les supports de l’Association doit être revu préalablement par le président et le secrétaire général ou par le bureau ;
– toute communication de presse doit être validée préalablement soit par le président et le secrétaire général, soit par le bureau.
Ils représentent le Comité auprès de l’Association et/ou des donateurs, après avoir été dûment mandatés par le président et le bureau ; ils doivent dans ce cas restituer au Comité un compte rendu fidèle et le saisir des points particuliers relevés par eux.
– 2 –
Ils peuvent être démis de leur fonction par décision de la majorité des membres dont le président, s’ils ne respectent pas l’esprit du Comité ou celui de l’Association ou en raison de leur manque d’assiduité.
Les membres sont cooptés pour une période de six ans renouvelable :
– Tous les deux ans, au deuxième trimestre, est convoqué le Collège des donateurs au cours duquel sont enregistrées les candidatures au Comité des donateurs. Les membres sortants du Comité peuvent être candidats au renouvellement. Les candidats rédigent à l’attention du Comité ou de son président une lettre de motivation.
– Les « cooptants » sont les membres du Comité qui ne sont pas en fin de mandat. Ils se répartissent des rencontres avec les candidats afin d’évaluer leur capacité à s’intégrer au Comité et leur disponibilité.
– La cooptation est le résultat d’un consensus. Pour faciliter une décision consensuelle, le président pourra avoir recours au vote « indicatif pondéré ». Il permet de repérer les points de vue antagonistes, de comprendre les critères de choix des votants et, ainsi, d’évaluer les possibilités d’atteindre ou non un consensus au sein du groupe.
Le président en exercice détient un droit de veto exercé de façon exceptionnelle.
– Les candidats retenus après cooptation prennent leur fonction à la première réunion du Comité de septembre, date à laquelle les membres en fin de mandat non renouvelés quittent la leur.
– En cas de démission d’un membre, une cooptation intermédiaire, d’un donateur recommandé ou s’étant présenté lors d’une assemblée, pourra avoir lieu pour la durée du mandat restant à courir.
3°) Election, fonctions et rôle du Président
Le président est élu par les membres du Comité, son élection est acceptée par le conseil d’administration de Médecins du Monde (cf. Charte du Comité des donateurs) :
– le président est élu par mandats de deux ans à la majorité absolue des membres du Comité ;
– l’élection est organisée un an après la réunion du Collège des donateurs ayant conduit à l’admission de nouveaux membres ;
– en cas de démission (ou de carence par suite de force majeure) du président en exercice, une élection est organisée dans le mois qui suit.
Le président doit tenir compte de l’expression des opinions minoritaires, dans la mesure du possible, afin de maintenir le consensus. Sa position est prépondérante en cas de désaccords au sein du Comité.
Il nomme les membres du bureau, en tenant compte d’éventuelles sensibilités minoritaires. Dans ce dispositif, le bureau impulse les travaux du Comité animés par le président, avec le concours du secrétaire général.
Il représente le Comité de manière permanente:
– auprès de l’Association et notamment de son conseil d’administration et de son président,
– auprès des donateurs,
– auprès des médias ou tout autre tiers.
Il peut se faire remplacer à sa convenance par un membre du Comité. Il rend compte au Comité de sa fonction de représentation.
Il peut être destitué en cours de mandat par la majorité des deux tiers des membres du Comité et validation de ce vote par le conseil d’administration de Médecins du Monde.
4°) Budget de fonctionnement
Un budget de fonctionnement est attribué annuellement au Comité par l’Association afin de couvrir ses frais courants et notamment les achats et/ou remboursement de transports lors des missions du Comité.
Le bureau désigne parmi ses membres un correspondant du service comptable qui surveille le niveau des engagements et la réalité des dépenses engagées.
Il sera fait appel, une ou deux fois par an, à contribution personnelle des membres pour couvrir les dépenses de repas du Comité, qui ne sauraient être à la charge de l’Association.
Tout engagement supplémentaire et/ou exceptionnel (notamment les remboursements de frais pour certains membres du Comité habitant en province), est décidé par le bureau.